Identité et matricule
Les informations de la personne et son matricule de paie, repris dans tous les états.
Dossier employé
Le dossier du personnel, tenu à jour de l'embauche au départ
Une fiche par salarié, et autour d'elle tout ce qui compte : son poste et son site, son responsable, ses contrats, les formalités de son arrivée, les étapes de son départ et l'historique daté de chaque changement.
La fiche
Ce que contient la fiche d'un salarié
Poste et rattachement
Société, site, département, fonction et responsable hiérarchique.
Statut et catégorie
Actif ou sorti, titulaire ou intérimaire, avec ses dates d'embauche et de sortie.
Import Excel
Un effectif entier se charge depuis un fichier au lieu d'être tapé fiche par fiche.
Parcours d'arrivée
Une embauche sans formalité oubliée
Chaque nouvel arrivant a sa liste de contrôle, rangée en quatre groupes : le dossier administratif, les formalités d'embauche, les équipements et accès, puis l'intégration. Les étapes se cochent au fil des jours, et la date de fin de période d'essai s'inscrit au même endroit.
- Certaines étapes n'apparaissent que si elles s'appliquent : du matériel est-il confié ? un accès est-il à créer ?
- La progression de chaque parcours s'affiche en pourcentage dans la liste des employés
- La liste se filtre sur les parcours non commencés, en cours ou terminés
- Les observations et le nom de la dernière personne qui a mis à jour le parcours sont conservés
Parcours de départ
Un départ préparé, du préavis aux documents
Le départ suit la même logique, en trois groupes : la rupture et le préavis, les restitutions et la fermeture des accès, puis le solde et les documents de fin de contrat. Ce qui a été confié à l'arrivée revient naturellement dans la liste au moment de partir.
La sortie elle-même porte une date et un motif choisi dans une liste de douze : démission, fin de CDD, fin de stage ou de mission, rupture pendant la période d'essai, départ négocié, retraite, licenciement (faute grave, motif économique ou autre), abandon de poste, décès ou autre, avec un champ pour préciser. Ces motifs alimentent le suivi du turnover dans le tableau de bord RH.
Historique
La carrière du salarié sur une frise datée
Quand une fiche change, EASY-RH garde la trace : ancienne valeur, nouvelle valeur, date d'effet et auteur. La frise réunit ainsi, du plus récent au plus ancien, les évolutions qui comptent :
| Catégorie | Ce qui est suivi |
|---|---|
| Poste et affectation | Fonction, département, site, société, responsable hiérarchique |
| Rémunération | Salaire mensuel ou horaire, matricule de paie |
| Contrat et statut | Contrats du module Contrats, catégorie, statut, dates d'embauche et de sortie, motif de départ |
| Autres | Tout autre changement noté à la main, avec sa date |
Les lignes enregistrées automatiquement ne se réécrivent pas : seule leur date d'effet ou leur observation peut être corrigée. Les lignes ajoutées à la main restent modifiables.
Questions fréquentes
Peut-on importer nos salariés existants ?
Oui, depuis un fichier Excel. Les contrats peuvent eux aussi être chargés en une fois depuis un fichier.
Qui peut consulter les fiches ?
Les responsables voient les salariés des sites qui leur sont ouverts. Un employé ne voit que ses propres informations, dans son espace.
Peut-on retrouver l'ancien poste ou l'ancien salaire d'un employé ?
Oui : l'historique conserve chaque changement de fonction, de site, de rémunération ou de statut, avec sa date d'effet.
Les parcours d'arrivée et de départ sont-ils obligatoires ?
Non. C'est un outil de suivi que vous activez si vous le souhaitez ; il ne bloque ni l'embauche ni la sortie.
À lire aussi
Contrats de travail
Types, dates, documents signés et échéances.
Tableau de bord RH
Effectifs, turnover, contrats et présence du jour.
Matériel et véhicules
Matériel affecté, restitutions et parc de véhicules.
Des dossiers enfin complets
Nous vous montrons une fiche employé, un parcours d'arrivée et l'historique d'un salarié, avec des données fictives proches des vôtres.