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Missions et frais

Ordres de mission et notes de frais, du départ au solde

Un déplacement se prépare, se valide, se finance et se justifie. EASY-RH suit chaque étape : l'ordre de mission, l'avance remise au salarié, les dépenses et leurs justificatifs, jusqu'au solde de chacun.

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Ordres de mission

Une mission préparée et validée

  • Le salarié prépare son ordre de mission depuis son espace, ou un gestionnaire le crée pour lui
  • Chaque type de mission est confié aux gestionnaires qui en ont la charge
  • Personne ne valide son propre ordre de mission
  • La recherche affiche le total des frais prévus pour les missions trouvées
  • Chaque ordre s'exporte en Excel

Statistiques

Ce que coûtent vos déplacements

Les ordres validés se lisent par année et par mois, par type de mission, par nature de frais et par demandeur, avec la comparaison avec la période précédente et un export Excel. De quoi suivre un budget déplacements sans tableur à part.

Caisses et dépenses

L'argent avancé, dépensé, justifié

  1. La caisse de l'entreprise

    L'enveloppe dont l'entreprise dispose, validée par un responsable.

  2. L'avance au salarié

    L'argent confié au salarié, éventuellement lié à son ordre de mission ; il confirme lui-même l'avoir reçu.

  3. La dépense

    Chaque frais saisi avec son justificatif, puis accepté ou refusé par les valideurs désignés.

  4. Le solde

    Ce qui reste à chaque salarié : avances reçues moins dépenses acceptées.

Des plafonds de dépenses peuvent être fixés par fonction, et un rapport donne la situation des caisses à tout moment.

Questions fréquentes

Le salarié peut-il demander lui-même un ordre de mission ?

Oui, depuis son espace. Sa demande suit ensuite le circuit de validation.

Peut-on rattacher une avance à une mission ?

Oui. L'avance de caisse peut être liée à l'ordre de mission qu'elle finance.

Plusieurs personnes valident-elles les dépenses ?

Oui, les valideurs sont désignés ; la dépense est acceptée ou refusée selon leurs décisions.

Les déplacements sont-ils géolocalisés ?

Non. Aucun suivi de trajet : la mission se décrit, se valide et se justifie, sans géolocalisation.

À lire aussi

Des déplacements sous contrôle

En démonstration : un ordre de mission, son avance, ses dépenses et le solde du salarié.

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